Collocamento obbligatorio dei disabili: obblighi, esoneri e sanzioni. Dal 2027 non assumere costa di più

a cura del Dott. Alberto Borelli, consulente del Lavoro presso Borelli HR & Legal Advisor

La Legge 12 marzo 1999, n. 68 impone ai datori di lavoro che raggiungono determinate soglie occupazionali di riservare una parte dei posti di lavoro alle persone con disabilità.

La normativa, però, non si limita a stabilire quante persone devono essere assunte. Prevede anche obblighi dichiarativi, termini entro i quali coprire le eventuali scoperture, ipotesi di sospensione ed esclusione e, in particolari situazioni, la possibilità di ottenere un esonero parziale pagando un contributo esonerativo.

Quest'ultimo diventa più costoso dal 2027: secondo il D.M. n. 100 del 3 agosto 2026, il contributo passa da 39,21 a 44,32 euro al giorno per ogni lavoratore con disabilità non occupato. Di conseguenza aumenta anche la sanzione collegata alla mancata copertura della quota obbligatoria, perché la legge la determina in misura pari a cinque volte il contributo esonerativo.

Chi è obbligato ad assumere

L'obbligo scatta a partire da 15 dipendenti computabili.

La quota di riserva prevista dall'articolo 3 della Legge 68/1999 è:

Le soglie vanno determinate sulla base di computo prevista dalla legge, che non coincide necessariamente con il numero complessivo delle persone presenti in azienda: alcune categorie di lavoratori sono infatti escluse dal calcolo. Il Ministero conferma le tre fasce 15-35, 36-50 e oltre 50 dipendenti e le rispettive quote di 1, 2 e 7%.

Quando, per effetto di una nuova assunzione, cessazione o altra variazione dell'organico, nasce una nuova scopertura, il datore di lavoro deve attivarsi per adempiere all'obbligo. In via generale, la richiesta di assunzione deve essere presentata entro 60 giorni dal momento in cui sorge l'obbligo.

Il Prospetto Informativo Disabili: attenzione, non va necessariamente inviato tutti gli anni

Uno degli adempimenti più importanti è il Prospetto Informativo Disabili, attraverso il quale il datore di lavoro comunica la propria situazione occupazionale rispetto agli obblighi della Legge 68/1999. Il prospetto fotografa la situazione aziendale al 31 dicembre dell'anno precedente e, quando dovuto, deve essere trasmesso telematicamente entro il 31 gennaio.

C'è però un aspetto che spesso genera equivoci: non tutti i datori di lavoro obbligati devono ripresentarlo automaticamente ogni anno. Il Ministero precisa che il nuovo prospetto deve essere inviato quando, rispetto all'ultimo prospetto trasmesso, sono intervenute variazioni della situazione occupazionale tali da modificare l'obbligo o da incidere sul computo della quota di riserva.

In pratica, a gennaio occorre verificare ogni anno la situazione aziendale al 31 dicembre e chiedersi: rispetto all'ultimo prospetto inviato è cambiato qualcosa che modifica l'obbligo di assunzione o la quota di riserva?

Se la risposta è sì, il prospetto deve essere trasmesso entro il 31 gennaio.

Cosa succede se il prospetto non viene presentato

L'omissione o il ritardo nell'invio del Prospetto Informativo è autonomamente sanzionato. L'importo attualmente indicato per la violazione è pari a 702,43 euro, cui si aggiungono 34,02 euro per ogni ulteriore giorno di ritardo. Questa sanzione non deve essere confusa con quella, molto più pesante, prevista quando l'azienda non copre materialmente la quota di riserva.

Mancata assunzione: quando scatta la sanzione

L'articolo 15, comma 4, della Legge 68/1999 stabilisce che, trascorsi 60 giorni dalla data in cui è sorto l'obbligo di assumere, se la quota continua a essere scoperta per una causa imputabile al datore di lavoro, è dovuta una sanzione per ogni giorno lavorativo e per ogni lavoratore con disabilità che avrebbe dovuto essere occupato.

La sanzione giornaliera è pari a cinque volte il contributo esonerativo.

Con gli importi attualmente vigenti nel 2026:

€39,21 × 5 = €196,05 al giorno per ciascuna posizione scoperta.

Dal 1° gennaio 2027, sulla base dell'adeguamento disposto dal D.M. n. 100/2026 riportato dalle fonti disponibili:

€44,32 × 5 = €221,60 al giorno per ciascuna posizione scoperta.

Per capire l'ordine di grandezza, una scopertura protratta per 250 giornate lavorative potrebbe quindi arrivare nel 2027 a:

€221,60 × 250 = €55.400 per un solo lavoratore non assunto.

Con due posizioni scoperte, l'importo teorico raddoppia.

La legge prevede comunque per questa violazione l'applicazione della procedura di diffida: la regolarizzazione passa attraverso la richiesta di assunzione agli uffici competenti oppure attraverso la stipula del contratto con la persona con disabilità avviata dagli uffici.

Non sempre, però, l'azienda è obbligata ad assumere immediatamente

La Legge 68/1999 contempla diverse situazioni che possono incidere sull'obbligo. Occorre distinguere soprattutto tra:

• esclusioni dalla base di computo, cioè lavoratori che, per disposizione normativa, non entrano nel calcolo dell'organico sul quale si determina la quota;

• sospensione degli obblighi, prevista in particolari situazioni aziendali, ad esempio in presenza di determinate procedure di integrazione salariale, riduzione del personale o altre fattispecie previste dalla legge;

• esonero parziale autorizzato, concesso quando le caratteristiche dell'attività rendono particolarmente difficoltoso l'inserimento;

• esonero autocertificato per lavorazioni ad alto rischio INAIL, che segue invece una procedura specifica.

La sospensione può operare in presenza delle situazioni individuate dall'articolo 3, comma 5, mentre l'esonero parziale riguarda attività caratterizzate da particolare faticosità, pericolosità o particolari modalità di svolgimento.

L'esonero parziale: quando l'azienda può chiedere di pagare anziché coprire tutta la quota

L'esonero non rappresenta una libera alternativa tra “assumo” e “pago”. Il datore di lavoro non può semplicemente decidere di non assumere e versare il contributo. L'esonero parziale ordinario, disciplinato dall'articolo 5 della Legge 68/1999 e dal D.M. 357/2000, può essere autorizzato quando le speciali condizioni dell'attività rendono particolarmente difficoltoso l'inserimento lavorativo delle persone con disabilità.

Il servizio competente verifica, in particolare, la presenza di almeno una delle seguenti caratteristiche:

• faticosità della prestazione richiesta;

• pericolosità connessa al tipo di attività o alle condizioni ambientali;

• particolari modalità di svolgimento dell'attività lavorativa.

Deve inoltre emergere l'assenza di mansioni compatibili con le condizioni e le capacità lavorative delle persone da inserire.

L'esonero ordinario può essere autorizzato, in linea generale, fino al 60% della quota di riserva. Per particolari settori la disciplina consente percentuali superiori.

È importante inoltre ricordare che questo istituto non è utilizzabile dalle aziende appartenenti alla fascia 15-35 dipendenti, per le quali l'obbligo riguarda un'unica unità.

Come si presenta la domanda di esonero parziale

Deve essere rivolta al servizio competente per il collocamento mirato, secondo le procedure previste nel territorio interessato.

Nell'istanza l'azienda deve sostanzialmente documentare:

• la propria situazione occupazionale;

• le unità produttive interessate;

• la percentuale di esonero richiesta;

• le caratteristiche delle lavorazioni;

• le ragioni di faticosità, pericolosità o particolare modalità di svolgimento;

• la difficoltà concreta di effettuare un inserimento mirato;

• l'assenza di mansioni compatibili.

L'amministrazione svolge quindi l'istruttoria e verifica l'effettiva sussistenza delle condizioni.

Il D.M. 357/2000 stabilisce un termine massimo di 120 giorni dalla ricezione della domanda per l'adozione del provvedimento, prorogabile per non più di ulteriori 30 giorni quando siano necessari ulteriori accertamenti.

Durante l'istruttoria opera inoltre una disciplina specifica della sospensione collegata alla domanda di esonero: non è quindi opportuno attendere di essere già inadempienti per attivare la procedura.

Una volta ottenuta l'autorizzazione, l'azienda versa il contributo esonerativo al Fondo regionale per l'occupazione dei disabili, secondo termini e modalità stabiliti dal servizio territorialmente competente.

Le procedure pratiche di domanda e pagamento possono quindi variare da Regione a Regione e devono essere verificate presso il Collocamento Mirato competente.

Quanto costa l'esonero

Nel 2026 il contributo esonerativo è pari a:

€39,21 per ogni giorno lavorativo e per ciascun lavoratore con disabilità non occupato per effetto dell'esonero.

Secondo il nuovo D.M. n. 100 del 3 agosto 2026, dal 1° gennaio 2027 l'importo sale a:

€44,32 al giorno per ogni lavoratore esonerato.

L'aumento è quindi di €5,11 al giorno, pari a circa il 13%.

Ed è proprio questo incremento ad avere un effetto particolarmente importante sulle sanzioni, perché la sanzione per scopertura ingiustificata è pari a cinque volte il contributo.

C'è anche l'esonero “60 per mille”: attenzione a non confonderlo con quello ordinario

Esiste poi una seconda procedura.

I datori di lavoro privati e gli enti pubblici economici che impiegano personale in lavorazioni per le quali è dovuto un tasso di premio INAIL pari o superiore al 60 per mille possono avvalersi dell'esonero previsto dall'articolo 5, comma 3-bis, della Legge 68/1999.

In questo caso non si segue la normale procedura autorizzatoria: il datore di lavoro presenta una autocertificazione telematica.

Dal 1° ottobre 2024 la procedura è gestita attraverso il portale Servizi Lavoro del Ministero.

L'azienda accede con SPID/CIE, compila l'autocertificazione indicando, tra gli altri dati, base di computo, lavoratori con disabilità occupati, addetti alle lavorazioni ad alto rischio e quota richiesta in esonero. Il sistema mette a disposizione una procedura assistita per determinare la quota massima esonerabile.

Come si paga l'esonero 60 per mille

Per l'esonero autocertificato il sistema è oggi completamente telematico. Al termine della procedura viene generato un avviso di pagamento PagoPA. I versamenti successivi al primo vengono generati trimestralmente e devono essere effettuati entro il giorno 10 del primo mese del trimestre che si vuole coprire. Il Ministero precisa espressamente che altre modalità di pagamento non sono valide e che l'autocertificazione diventa efficace solo dopo il riscontro positivo del pagamento tramite PagoPA.

Se la quota di esonero non cambia, non è necessario presentare ogni trimestre una nuova autocertificazione: è sufficiente effettuare il versamento per il trimestre successivo.

Se invece la quota varia, l'autocertificazione deve essere ripresentata, in generale, entro 60 giorni dalla variazione.

Attenzione: il mancato pagamento comporta la decadenza dall'esonero. In tal caso il datore di lavoro deve presentare la richiesta di assunzione entro 60 giorni dal termine del trimestre coperto dall'ultimo versamento.

Il punto operativo per le aziende

La Legge 68/1999 richiede quindi un controllo dell'organico che non dovrebbe essere limitato al solo appuntamento del 31 gennaio.

È opportuno verificare periodicamente:

1. la base di computo, per capire se l'azienda ha superato una delle soglie previste dalla legge;

2. la quota di riserva, verificando quante persone con disabilità devono essere occupate;

3. le eventuali scoperture, perché dalla nascita dell'obbligo decorrono i termini per la regolarizzazione;

4. l'obbligo di presentare il Prospetto Informativo entro il 31 gennaio, quando rispetto all'ultima comunicazione siano intervenute variazioni rilevanti;

5. l'esistenza di eventuali cause di esclusione o sospensione;

6. la possibilità di richiedere un esonero parziale, quando le caratteristiche effettive delle lavorazioni lo consentano;

7. per le lavorazioni con premio INAIL almeno pari al 60 per mille, la possibilità di utilizzare l'esonero autocertificato;

8. le scadenze di pagamento del contributo esonerativo, perché il mancato versamento può determinare la perdita dell'esonero.

Con l'aumento previsto dal 2027, trascurare una scopertura diventerà sensibilmente più costoso: €44,32 al giorno in caso di esonero legittimamente riconosciuto contro €221,60 al giorno in caso di scopertura sanzionabile, per ciascun lavoratore non occupato.

La differenza fondamentale resta però questa: il contributo esonerativo non è il prezzo che consente liberamente di evitare un'assunzione. Può essere pagato soltanto quando ricorrono i presupposti previsti dalla legge e viene correttamente attivata la relativa procedura di esonero.

Per questo, soprattutto nelle aziende vicine alle soglie dei 15, 36 o 51 dipendenti o in presenza di variazioni frequenti dell'organico, la verifica della posizione ai fini della Legge 68/1999 dovrebbe diventare un controllo periodico e non soltanto un adempimento di gennaio.